O caminhão carregou, o dinheiro caiu na conta e parece que a viagem já está paga. Uma semana depois cai o resto, você nem confere direito e segue para a próxima carga. É assim que some dinheiro sem ninguém ver: um desconto que não estava combinado, uma quebra cobrada a mais, um saldo que veio menor e passou batido. O adiantamento de frete é a parte do frete que você recebe antes de entregar a carga, e ele só serve para alguma coisa se for conferido junto com o saldo.
Neste post você vai ver como o adiantamento funciona, quanto ele costuma ser no grão, a conta para saber se o saldo fechou e por que o dinheiro que entra no carregamento não é o lucro da viagem. Tem um exemplo completo de um bitrem de soja, do frete combinado ao centavo que faltou.
O que é adiantamento de frete
Adiantamento de frete é a parte do valor do frete que a empresa contratante paga ao transportador antes da entrega, normalmente no carregamento. Ele existe porque o caminhão precisa de diesel, pedágio e comida para rodar antes de o serviço estar pago. O resto do frete vem depois da entrega, no saldo de frete.
A conta do frete inteiro, então, tem três pedaços:
Frete combinado = adiantamento + saldo + descontos combinados
Os descontos são o que foi acertado antes de carregar, como a quebra de carga acima da tolerância. O que pode ou não ser descontado do frete tem regra, e muda conforme você é autônomo ou empresa. O verbete de adiantamento de frete e o de saldo explicam o que a lei permite. A forma e o prazo do pagamento ficam registrados no CIOT da viagem.
Um cuidado com o nome: adiantamento não é o vale do motorista. O adiantamento é o que a contratante paga ao dono do caminhão. O vale é o dinheiro que o dono entrega ao motorista para as despesas da viagem, e é só o vale que entra no acerto de viagem do motorista. Misturar os dois bagunça o acerto e a conta do lucro ao mesmo tempo.
Quanto costuma ser o adiantamento
Não existe um percentual único. Quanto vai ser adiantado é combinado com quem contrata a carga, e muda de empresa para empresa e de safra para safra. No grão, é comum ver o adiantamento ficar entre metade e 80% do frete, com o restante pago depois da descarga e da conferência do peso.
Na hora de aceitar a carga, pergunte sempre três coisas e peça por escrito:
- Quanto é o adiantamento e quando ele cai (no carregamento ou só depois de alguma liberação).
- Quais descontos vão sair do saldo e qual a tolerância de quebra combinada.
- Em quantos dias o saldo é pago depois da entrega, e o que precisa ser enviado para liberar (canhoto assinado, ticket de balança, foto da nota).
Adiantamento maior ajuda no caixa, mas não muda o valor do frete. Um frete ruim com adiantamento alto continua sendo um frete ruim. Antes de aceitar, a pergunta certa é se o frete inteiro paga a viagem, e a calculadora de lucro por viagem responde isso em um minuto.
Como conferir o adiantamento com o saldo
A conferência é uma conta de subtração. Pegue o frete combinado, tire o adiantamento que caiu e os descontos que estavam combinados. O resultado é o saldo que tem que cair na conta:
Saldo esperado = frete combinado − adiantamento − descontos combinados
Depois compare com o saldo que caiu de verdade. Se bater, viagem fechada. Se vier menos, tem pergunta a fazer antes de pegar a próxima carga daquela empresa.
Um exemplo. Um bitrem carrega 37 toneladas de soja em Sorriso (MT) para descarregar em Rondonópolis (MT). Frete combinado de R$ 180 por tonelada, adiantamento de 70% no carregamento e tolerância de quebra de 0,25% do peso. O caminhão descarregou 36,85 toneladas, 150 kg a menos. A tolerância cobre 92,5 kg (0,25% de 37.000 kg), então sobram 57,5 kg de quebra acima do combinado, cobrados a R$ 2,00 o quilo da soja. Os números são de exemplo.
| Item | Conta | Valor |
|---|---|---|
| Frete combinado | 37 t × R$ 180 | R$ 6.660,00 |
| (−) Adiantamento (70%) | R$ 6.660 × 70% | R$ 4.662,00 |
| (−) Quebra acima da tolerância | 57,5 kg × R$ 2,00 | R$ 115,00 |
| Saldo esperado | R$ 1.883,00 | |
| Saldo que caiu na conta | R$ 1.733,00 | |
| Diferença | R$ 150,00 a menos |
Faltaram R$ 150 que ninguém explicou. Pode ser uma tarifa que não estava combinada, uma quebra calculada sobre o peso todo em vez de só o que passou da tolerância, ou erro mesmo. Sem a conta feita, esses R$ 150 viram "o saldo da semana" e somem. Em dez viagens por mês, uma diferença dessas em cada uma chega a R$ 1.500. Para conferir o desconto de quebra com os tickets da balança, e saber se a sua tolerância é franquia ou gatilho, veja o post sobre quebra de carga.
O adiantamento paga a viagem?
Aqui está o erro mais caro. O adiantamento cai no carregamento, a conta enche e dá a sensação de que a viagem já se pagou. Mas adiantamento não é lucro. É parte do frete chegando mais cedo, e quase sempre ele vai inteiro para o diesel e as despesas da própria viagem.
Veja a mesma viagem pelo lado dos custos, com volta vazia (exemplo):
| Custo da viagem | Conta | Valor |
|---|---|---|
| Diesel (ida e volta) | 1.240 km ÷ 2,2 km/l × R$ 6,30 | R$ 3.551,00 |
| Pedágio e alimentação | valor do exemplo | R$ 700,00 |
| Comissão do motorista | 12% de R$ 6.660 | R$ 799,20 |
| Total da viagem | R$ 5.050,20 |
O adiantamento de R$ 4.662 não cobre nem os custos da viagem. Quem recebeu o adiantamento e achou que estava no lucro, na verdade ainda estava devendo R$ 388 para a própria viagem. O que sobra só aparece quando o saldo cai: R$ 4.662 + R$ 1.733 = R$ 6.395 recebidos, menos R$ 5.050,20 de custos, dá R$ 1.344,80. E desse valor ainda saem a parcela, o seguro, o salário e a depreciação do mês. Se o saldo tivesse vindo certo, seriam R$ 150 a mais nessa conta.
Por isso o adiantamento precisa entrar na conta da viagem como parte do frete, e não como dinheiro extra. O post sobre lucro por viagem mostra a conta completa, com os custos fixos rateados.
O que fazer em toda viagem
- Anote o combinado antes de carregar. Frete por tonelada, percentual do adiantamento, tolerância de quebra, prazo do saldo. Print da conversa vale.
- Registre o adiantamento no dia em que cai. Valor, data e de qual viagem é. Com dois ou três caminhões rodando, em uma semana ninguém lembra mais.
- Guarde o peso da carga e da descarga. Ticket de balança dos dois lados e canhoto assinado. É com isso que você discute quebra.
- Calcule o saldo esperado antes de ele cair. Assim você já sabe o número e só confere.
- Compare e cobre na hora. Diferença se resolve antes da próxima carga com a mesma empresa, não no fim do mês.
- Separe adiantamento de vale. O adiantamento é seu, o vale é do motorista. Para o vale e as despesas dele, use a planilha de acerto de viagem.
Perguntas frequentes
Adiantamento de frete é o mesmo que vale do motorista?
Não. O adiantamento é o que a empresa contratante paga ao dono do caminhão por conta do frete. O vale é o dinheiro que o dono entrega ao motorista para as despesas da viagem. Só o vale entra no acerto com o motorista.
Quanto é o adiantamento de frete?
Depende do combinado com quem contrata. No grão, é comum ficar entre metade e 80% do frete. Peça o percentual e o prazo do saldo por escrito antes de carregar.
Como sei se o saldo do frete veio certo?
Faça a conta: frete combinado menos adiantamento menos os descontos combinados. O resultado é o saldo que tem que cair. Se vier menos, peça a explicação à contratante antes de aceitar outra carga dela.
O adiantamento entra no lucro da viagem?
Entra como parte do frete, não como dinheiro extra. O lucro da viagem é o frete inteiro (adiantamento mais saldo) menos todos os custos da viagem.
Na Frotze
No controle de frota da Frotze, cada viagem tem o campo do adiantamento, e a Frotze calcula o saldo que a contratante tem que pagar, já tirando os descontos lançados, como a quebra. Quando o saldo cai, você confere na hora se fechou. O lançamento não dá trabalho: o motorista manda pelo WhatsApp a foto da nota de frete, do cupom do posto ou do km do painel, sem instalar nada, e a Frotze lê e pergunta se pode lançar. Com o frete e os custos no lugar, você vê o lucro de cada viagem e de cada caminhão no mês, e recebe aviso quando uma viagem sai fora do padrão de custo daquele caminhão. Se o caderno já não dá conta de tanto adiantamento e saldo, dá para testar grátis por 14 dias.
