O mês acabou, o extrato do banco diz uma coisa, o caderno diz outra e o motorista jura que já acertou tudo. O fechamento do mês da transportadora é a hora de juntar esses pedaços e responder uma pergunta simples: quanto sobrou, e em qual caminhão. Sem ele, você só descobre que o mês foi ruim quando falta dinheiro para o diesel.
A resposta curta: fechar o mês é somar os fretes das viagens descarregadas no mês, tirar todas as despesas de cada caminhão (diesel, comissão, pedágio, manutenção, pneu) e o custo fixo dele, e comparar o resultado com o mês anterior. Neste post você vê os 6 passos, um exemplo completo de um bitrem no grão e o fechamento de uma frota de três caminhões.
O que entra no fechamento do mês (e o que fica de fora)
Antes de somar qualquer coisa, combine uma regra e não mude mais: a viagem conta no mês em que descarregou. Se o caminhão carregou no dia 30 e descarregou no dia 2, o frete e o diesel dessa viagem vão para o mês seguinte. Sem essa regra, um mês fica inchado e o outro magro, e a comparação não vale nada.
Entra no fechamento:
- Fretes das viagens descarregadas no mês, já com desconto de quebra de carga ou avaria, se teve;
- Despesas variáveis de cada caminhão: diesel, Arla, pedágio, comissão, manutenção e uma reserva por km para pneu;
- Custo fixo de cada caminhão: parcela (ou depreciação, se é quitado), salário e encargos do motorista, seguro, documentos, rastreador e a parte dele no escritório e no contador.
Fica de fora: retirada do dono, compra de caminhão novo e o dinheiro do frete que ainda não caiu. Esse último volta mais para frente, porque lucro do mês não é dinheiro na conta.
Passo a passo: como fazer o fechamento do mês da transportadora
- Liste as viagens do mês por caminhão. Data de descarga, origem, destino, tonelagem e valor do frete. A planilha de controle de viagens já tem essas colunas. Confira com os comprovantes de descarga: viagem que não está anotada é frete que some da conta.
- Confira o que já recebeu e o que falta. Para cada viagem, quanto veio de adiantamento de frete e quanto ainda é saldo de frete a receber. Isso não muda o lucro do mês, mas evita saldo esquecido.
- Junte as despesas de cada caminhão. Cupons de diesel com o km do painel, notas de oficina, pedágio, Arla. Some os litros e divida pelos km rodados para ter a média. Média muito fora do normal é sinal de lançamento errado ou de problema no caminhão.
- Faça o acerto e a comissão de cada motorista. Comissão sobre o frete, menos adiantamentos que ele pegou, mais despesas que pagou do bolso. O passo a passo está no post de acerto de viagem do motorista.
- Lance o custo fixo de cada caminhão. O mesmo valor todo mês, rodando ou parado. O custo fixo do escritório e do contador você divide pelo número de caminhões.
- Calcule o lucro de cada caminhão e compare. Fretes menos tudo. Depois olhe custo por km, média de consumo e o resultado contra o mês anterior.
Exemplo: o fechamento de um bitrem em outubro
Os números são de exemplo, perto do que se vê no grão em 2026. Bitrem graneleiro, 37 toneladas por viagem, rota de 600 km com volta vazia, frete de R$ 210 por tonelada (R$ 7.770 por viagem). Em outubro ele descarregou 7 viagens e rodou 8.400 km.
Numa das viagens o armazém descontou R$ 240 de quebra (o post sobre quebra de carga mostra como conferir se esse desconto está certo). A comissão combinada é de 12% sobre o frete líquido, e o diesel foi R$ 7,30 o litro.
| Item | Como chegou no número | Valor no mês |
|---|---|---|
| Fretes | 7 × R$ 7.770, menos R$ 240 de quebra | R$ 54.150,00 |
| Diesel | 3.520 litros × R$ 7,30 | − R$ 25.696,00 |
| Comissão do motorista | 12% de R$ 54.150 | − R$ 6.498,00 |
| Pedágio | 7 × R$ 200 | − R$ 1.400,00 |
| Manutenção | Notas da oficina (lona de freio, filtros) | − R$ 1.150,00 |
| Reserva de pneu | 8.400 km × R$ 0,30 | − R$ 2.520,00 |
| Arla 32 | Cupons do mês | − R$ 600,00 |
| Custo fixo | Parcela, salário, seguro, documentos, escritório | − R$ 13.550,00 |
| Lucro do mês | R$ 2.736,00 |
O caminhão custou R$ 51.414 para rodar 8.400 km, cerca de R$ 6,12 por km. Esse é o custo por km real dele no mês, e é o número que você usa para saber se o próximo frete paga a estrada. A média ficou em 2,39 km/l (8.400 ÷ 3.520).
Repare que a margem foi de 5%. Uma viagem a menos, e esse bitrem fechava outubro no vermelho, porque o fixo de R$ 13.550 vence de qualquer jeito. A conta viagem a viagem do post de lucro por viagem mostra de onde vem cada pedaço.
Como comparar os caminhões da frota no fechamento
O total da frota esconde o problema. Faça a mesma conta para cada caminhão e ponha lado a lado. Continuando o exemplo, uma frota de três bitrens no mesmo mês:
| Caminhão | Viagens | Fretes | Custos | Lucro do mês | Custo por km |
|---|---|---|---|---|---|
| Bitrem 1 | 7 | R$ 54.150,00 | R$ 51.414,00 | R$ 2.736,00 | R$ 6,12 |
| Bitrem 2 | 8 | R$ 62.160,00 | R$ 57.789,20 | R$ 4.370,80 | R$ 6,02 |
| Bitrem 3 | 6 | R$ 46.620,00 | R$ 49.729,40 | − R$ 3.109,40 | R$ 6,91 |
| Frota | 21 | R$ 162.930,00 | R$ 158.932,60 | R$ 3.997,40 |
O bitrem 3 ficou 4 dias na oficina para trocar a embreagem (R$ 4.800 de manutenção) e fez só 6 viagens. Os variáveis caíram junto com as viagens, mas o fixo veio inteiro. Resultado: prejuízo de R$ 3.109,40, e a frota que parecia ter lucrado R$ 7 mil com os outros dois fechou com R$ 3.997,40.
Três perguntas para fazer a cada linha da tabela:
- Rodou menos que os outros? Por quê? Fila, oficina, falta de carga. Cada dia parado custa o fixo do dia, como mostra a conta de quanto custa um caminhão parado.
- O custo por km subiu em relação ao mês passado? Se subiu sem oficina no meio, olhe o diesel primeiro.
- A média de consumo caiu? Meio km/l a menos num bitrem que roda 8.400 km no mês são uns 900 litros a mais, perto de R$ 6.700 de diesel.
Para ver como esse fechamento entra na rotina da semana e do mês, o guia de gestão de frota pequena traz o mesmo raciocínio numa frota de cinco bitrens.
Por que o lucro do mês não é o dinheiro que sobrou na conta
O fechamento mostra o resultado do mês. O extrato mostra o caixa. Os dois quase nunca batem, e está tudo certo.
No exemplo do bitrem 1, as duas últimas viagens de outubro tiveram 70% de adiantamento. Os 30% de saldo, R$ 4.662 (30% de R$ 15.540), só caem em novembro. A reserva de pneu de R$ 2.520 também não saiu do bolso ainda: ela vai sair de uma vez, no mês da troca. Se você olhar só o extrato, outubro parece pior do que foi, e o mês da troca de pneu parece um desastre.
Por isso separe as duas perguntas: "o caminhão deu lucro?" é o fechamento; "vou ter dinheiro para o diesel semana que vem?" é o controle de saldo a receber e contas a pagar. Uma não substitui a outra.
O que fazer a partir de amanhã para o fechamento levar uma tarde
- Escreva a regra do mês (viagem conta no mês da descarga) e passe para quem ajuda no escritório.
- Peça foto do cupom de diesel com o km do painel no dia, não no fim da viagem.
- Anote cada viagem quando descarregar, com tonelagem e desconto de quebra, se teve.
- Deixe o custo fixo de cada caminhão escrito em uma linha. Atualize só quando mudar parcela, seguro ou salário.
- Feche até o dia 5 e sempre na mesma ordem dos 6 passos. Quanto mais longe do fim do mês, mais papel se perde.
- Guarde o fechamento de cada mês para comparar safra com safra, e não safra com entressafra.
Na Frotze
O controle de frota da Frotze foi feito para o fechamento não depender de caçar papel. O motorista manda a foto do cupom do posto, da despesa, do km do painel ou da nota de frete pelo WhatsApp, sem instalar nada e sem senha, e a Frotze lê e pergunta se pode lançar. No fim do mês, a comissão, o acerto, a média de consumo, o custo e o lucro de cada caminhão já estão calculados. E ela avisa antes: quando uma viagem gasta mais que a média do caminhão ou quando a troca de óleo e os documentos estão para vencer, para o problema não aparecer só no fechamento. Se hoje você fecha o mês no caderno ou na planilha, ela importa a planilha antiga, e dá para testar grátis por 14 dias.
