O caminhão chega, o motorista entrega um maço de notas amassadas e alguém precisa descobrir quem deve o quê. Se o dinheiro que ele levou sobrou, ele devolve. Se faltou, a empresa completa. E no meio disso ainda tem a comissão. É aí que nasce a discussão: a nota do almoço que sumiu, o pedágio que ninguém lembra, a comissão calculada de um jeito diferente do combinado.
O acerto de viagem do motorista é a conta que resolve isso. Feito do jeito certo, ele leva poucos minutos, fecha no centavo e ainda mostra quanto a viagem deixou de lucro. Neste post você vai ver o que entra no acerto, a ordem certa de fazer, um exemplo do começo ao fim e os erros que mais geram briga. No fim, tem uma planilha de acerto de viagem grátis para baixar sem cadastro.
O que é o acerto de viagem
Acerto de viagem é o fechamento de contas entre o dono do caminhão e o motorista no fim de cada viagem. Ele junta três coisas:
- O vale: o dinheiro que o motorista levou para as despesas da viagem, em espécie, Pix ou cartão pré-pago.
- As despesas que ele pagou: diesel abastecido com o vale, pedágio, alimentação, pernoite, borracharia, chapa. Tudo com comprovante.
- A comissão: a parte do frete que é dele pelo trabalho, calculada do jeito que foi combinado.
Um cuidado com o nome: o vale não é o adiantamento do frete. O adiantamento é o que a transportadora paga ao dono por conta do frete. O vale é o que o dono entrega ao motorista. Misturar os dois é um dos jeitos mais rápidos de errar o acerto.
A conta do acerto
O acerto responde uma pergunta só: no fim da viagem, quem paga quem?
O motorista tem a receber a comissão mais o que pagou do próprio bolso ou com o vale. Ele já levou o vale. Então:
Saldo do acerto = comissão + despesas que o motorista pagou − vale que ele recebeu
- Saldo positivo: a empresa paga essa diferença ao motorista.
- Saldo negativo: o motorista devolve a diferença à empresa.
- Saldo zero: acerto fechado, ninguém deve nada.
A comissão, por sua vez, depende do combinado. Um modelo comum entre as frotas pequenas é tirar do frete a taxa da empresa que paga o frete e o seguro de carga, e aplicar o percentual sobre o que sobra. Se no seu caso é sobre o frete cheio, a conta fica ainda mais simples. E atenção: se você é autônomo (TAC) ou tem até 3 caminhões, quem contrata não pode descontar seguro do seu frete; os seguros obrigatórios são do transportador. O post sobre comissão do motorista de caminhão explica as duas formas em detalhe.
Como fazer o acerto, passo a passo
A ordem importa. Seguir sempre a mesma sequência é o que evita discussão.
- Anote o vale na saída. Antes de o caminhão sair, registre quanto o motorista levou, em que data e de que forma. Se ele receber mais dinheiro no meio da viagem, anote também.
- Junte os comprovantes na volta. Diesel, pedágio, alimentação, pernoite, borracharia. Combine a regra antes: sem comprovante, não entra. Foto do cupom no WhatsApp vale.
- Separe o que a empresa pagou direto. Diesel no cartão da empresa e tag de pedágio não passaram pela mão do motorista, então não entram no acerto. Mas entram no lucro da viagem, e é bom anotar junto.
- Calcule a comissão. Com o valor do frete, os descontos combinados e o percentual. Escreva a base de cálculo, não só o percentual.
- Feche o saldo e assine. Faça a conta, confiram juntos e assinem os dois. Um acerto assinado encerra a conversa daquela viagem.
Um exemplo do começo ao fim
Uma viagem de Rondonópolis a Santos, com frete de R$ 8.000. A empresa que paga o frete cobra 1,5% de taxa e desconta R$ 60 de seguro de carga. A comissão do motorista é de 12% sobre o frete depois desses descontos. Ele saiu com R$ 1.500 de vale.
Na volta, trouxe comprovantes de R$ 1.720: um abastecimento de R$ 900, R$ 380 de pedágio, R$ 240 de alimentação, R$ 120 de pernoite e R$ 80 de borracharia. O resto do diesel, R$ 3.100, foi pago no cartão da empresa.
| Item | Valor |
|---|---|
| Frete | R$ 8.000,00 |
| Taxa da empresa que paga o frete (1,5%) | R$ 120,00 |
| Seguro de carga | R$ 60,00 |
| Base da comissão | R$ 7.820,00 |
| Comissão do motorista (12%) | R$ 938,40 |
Agora o acerto:
| Item | Valor |
|---|---|
| Comissão do motorista | R$ 938,40 |
| (+) Despesas que ele pagou | R$ 1.720,00 |
| (−) Vale que ele recebeu | R$ 1.500,00 |
| Saldo do acerto | R$ 1.158,40 |
O saldo é positivo: a empresa paga R$ 1.158,40 ao motorista e o acerto está fechado.
E a viagem, deu lucro? Do frete saem a taxa, o seguro, a comissão e todas as despesas, as dele e as da empresa:
| Item | Valor |
|---|---|
| Frete | R$ 8.000,00 |
| (−) Taxa e seguro | R$ 180,00 |
| (−) Comissão | R$ 938,40 |
| (−) Despesas do motorista | R$ 1.720,00 |
| (−) Diesel no cartão da empresa | R$ 3.100,00 |
| Lucro da viagem | R$ 2.061,60 |
Repare que esse lucro ainda não tira os custos fixos do caminhão, como parcela, seguro e desgaste. Para a conta completa, o lucro por viagem mostra como ratear esses custos, e a calculadora de lucro por viagem faz isso na hora.
Os erros que mais geram briga
- Combinar a comissão sem escrever a base. "Doze por cento" de quê? Do frete cheio, do frete menos a taxa, do frete menos o diesel? Se não está escrito, cada lado faz a conta do jeito que lhe convém.
- Aceitar despesa sem comprovante. Uma vez vira costume. Combine a regra antes da primeira viagem e mantenha em todas.
- Misturar o vale com o adiantamento do frete. São dinheiros diferentes, de pessoas diferentes. No acerto, só entra o vale.
- Deixar o acerto para depois. Três viagens sem acerto viram uma bola de notas que ninguém consegue conferir. Faça na volta de cada viagem.
- Não guardar o acerto assinado. É ele que resolve a dúvida de três meses atrás e que dá base para qualquer conversa sobre comissão.
Planilha de acerto de viagem grátis
Para não fazer essa conta na calculadora do celular, preparamos uma planilha de acerto de viagem do motorista para baixar sem cadastro. Ela tem o formulário de uma viagem pronto para imprimir e assinar, a mesma viagem deste exemplo já preenchida e uma aba para somar as viagens do mês. Abre no Excel, no Google Planilhas e no LibreOffice.
Na Frotze
No controle de frota da Frotze, o acerto sai sozinho: você lança a viagem e as despesas, e a comissão, o saldo e o lucro de cada caminhão já aparecem calculados, com a mesma regra em todas as viagens. No fim do mês, o fechamento está pronto, sem copiar linha de uma aba para outra. Se a planilha começou a travar, dá para testar grátis por 14 dias.
