O motorista volta de uma viagem de seis dias e diz que gastou R$ 900 de comida. Você acha muito, ele acha pouco, e ninguém combinou nada por escrito. Na viagem seguinte ele traz nota de almoço, de janta, de café e ainda pergunta da diária. É assim que a diária de motorista de caminhão vira briga: todo mundo sabe que existe, quase ninguém sabe dizer quanto é, o que ela cobre e quantos dias conta.
A diária é o dinheiro que o dono paga ao motorista para ele se manter na estrada: comer, tomar banho, às vezes dormir fora da cabine. Neste post você vai ver os três jeitos de pagar, como chegar num valor por dia que faça sentido, um exemplo de acerto com diária do começo ao fim e os erros que fazem você pagar a mesma refeição duas vezes.
O que a diária do motorista cobre (e o que não cobre)
A diária cobre a vida do motorista fora de casa. Em geral entram:
- café da manhã, almoço e janta;
- banho e lavanderia no posto;
- água, um lanche no meio da tarde.
O que não entra na diária são as despesas do caminhão e da carga: diesel, pedágio, borracharia, chapa, lona rasgada. Essas são despesas da viagem, pagas com o vale e conferidas pelo comprovante no acerto de viagem do motorista.
O pernoite é o ponto que mais precisa estar escrito. Em muitas viagens de grão o motorista dorme na cabine, e a diária não inclui hotel. Se a viagem pede hotel (caminhão na oficina, por exemplo), combine que o pernoite é pago à parte, com nota.
A diária também não é a estadia. A estadia é o que o contratante paga ao transportador quando a carga ou a descarga demora demais. A diária é o que você paga ao seu motorista. Quando o caminhão fica três dias na fila do porto, você continua pagando diária, e é a estadia que pode ajudar a cobrir esse custo.
Os três jeitos de pagar a diária
| Jeito | Como funciona | Bom para | Cuidado |
|---|---|---|---|
| Diária fixa por dia | Valor certo por dia de viagem, sem prestar conta da comida | Quem quer acerto rápido e sem nota de almoço | Combinar como conta o dia de saída e o de chegada |
| Reembolso pela nota | O motorista paga e você devolve o que ele comprovar | Viagens curtas e esporádicas | Dá trabalho conferir e gera discussão sobre o que é "exagero" |
| Embutida na comissão | Comissão maior e o motorista se vira com a comida | Quem não quer controle nenhum | Você perde de vista quanto a estrada custa e o motorista economiza na comida |
Para frota pequena no grão, a diária fixa costuma ser o jeito que dá menos briga. O motorista sabe quanto vai receber, não precisa juntar cupom de lanchonete, e você sabe quanto cada dia de estrada custa antes de o caminhão sair.
Se o motorista é registrado, confira também a convenção coletiva do sindicato da sua região. Muitas convenções falam de diária, com valor mínimo e regra de pagamento, e o seu contador sabe dizer como ela entra na folha. Combinar abaixo do que a convenção manda é pedir problema.
Quanto pagar de diária por dia
Não existe um número que sirva para todo mundo. O jeito honesto de chegar no valor é somar o que um dia de estrada custa de verdade na sua rota, e conferir com a convenção quando o motorista é registrado.
Um exemplo para rotas de grão em 2026 (valores de exemplo, confira os preços dos postos que seus motoristas usam):
| Item do dia | Valor de exemplo |
|---|---|
| Café da manhã | R$ 15,00 |
| Almoço (prato feito ou buffet de posto) | R$ 40,00 |
| Janta | R$ 40,00 |
| Banho, água e lanche | R$ 25,00 |
| Diária | R$ 120,00 |
Duas regras que evitam metade das discussões:
- Meia diária no dia de saída e no de chegada. Se o caminhão sai depois do almoço ou chega antes do almoço, aquele dia vale meia diária. Escreva a regra.
- Dia parado também conta. Fila no porto, chuva no armazém, oficina no meio do caminho: o motorista continua comendo. Quem paga esse dia é você, e a conta aparece no custo do caminhão parado.
Exemplo: o acerto de uma viagem com diária
Uma viagem longa de soja num bitrem, 6 dias entre ida e volta, com saída de manhã e chegada à noite (6 diárias cheias). Frete de R$ 14.800 (37 toneladas a R$ 400). O combinado com o motorista:
- comissão de 10% sobre o frete cheio;
- diária fixa de R$ 120;
- despesas do caminhão pagas com o vale, com comprovante;
- vale de R$ 1.000 na saída, já pensando nas diárias.
Na volta, ele trouxe comprovante de R$ 200 de chapa e R$ 150 de borracharia. O diesel foi no cartão da empresa e o pedágio na tag, então não passam pelo acerto. As notas de comida ficam com ele: a diária já paga isso.
| Item | Conta | Valor |
|---|---|---|
| Comissão | 10% × R$ 14.800 | R$ 1.480,00 |
| (+) Diárias | 6 × R$ 120 | R$ 720,00 |
| (+) Despesas que ele pagou | chapa + borracharia | R$ 350,00 |
| (−) Vale que ele recebeu | R$ 1.000,00 | |
| Saldo do acerto | R$ 1.550,00 |
O saldo é positivo: você paga R$ 1.550 ao motorista e a viagem está fechada. Se você prefere não fazer a conta na mão, a planilha de acerto de viagem faz o saldo: lance as diárias junto com as despesas que o motorista tem a receber.
Repare no que não entrou: as notas de almoço e janta. Se você paga diária e ainda aceita nota de comida, paga a mesma refeição duas vezes. Nesta viagem, isso seria algo perto de R$ 480 a mais (6 dias × R$ 80 de almoço e janta) sem ninguém perceber.
Quanto a diária pesa no custo do caminhão
Pouca gente coloca a diária na conta do custo, e ela não é pequena. Um caminhão que roda 22 dias no mês a R$ 120 por dia gasta R$ 2.640 de diária por mês. Numa frota de 5 caminhões, são R$ 13.200 por mês, mais de R$ 158 mil por ano.
Se esse caminhão roda 11.000 km no mês, a diária sozinha custa R$ 0,24 por km (R$ 2.640 ÷ 11.000). Esse número precisa estar no seu custo por quilômetro, senão o frete que parece bom deixa de ser quando a viagem atrasa dois dias.
É também por isso que a diária embutida na comissão engana: o custo continua lá, só que escondido. Quando a comissão sobe para "cobrir a comida", ela sobe em toda viagem, inclusive nas curtas, e você paga a estrada até no dia em que o motorista almoçou em casa. O post sobre comissão do motorista de caminhão mostra como a base da comissão muda o lucro.
O que fazer amanhã para a diária parar de dar briga
- Escreva o combinado numa folha só: valor da diária, regra da meia diária, se pernoite entra ou não, e o que precisa de nota. Os dois assinam.
- Conte os dias pela data e hora de saída e de chegada, e anote na viagem. Sem isso, cada um lembra de um jeito.
- Pare de aceitar nota de comida de quem recebe diária. Uma regra só, para todos os motoristas.
- Coloque as diárias no vale dos dias previstos e acerte a diferença na volta, se a viagem atrasou ou adiantou.
- Some as diárias do mês por caminhão. Se um caminhão gasta muito mais diária que os outros para rodar os mesmos quilômetros, ele está parado demais em algum lugar.
- Reveja o valor uma vez por ano, com o preço da comida nos postos da sua rota e a convenção em mãos.
Perguntas frequentes
Diária de motorista é a mesma coisa que estadia?
Não. A diária é o que o dono paga ao motorista para ele se manter na estrada. A estadia é o que o contratante paga ao transportador quando a carga ou a descarga passa do prazo. Uma pode ajudar a pagar a outra, mas são contas diferentes.
O motorista precisa prestar conta da diária?
No modelo de diária fixa, não: ele recebe o valor do dia e gasta como quiser com a própria alimentação. Ele presta conta só das despesas do caminhão e da carga, com comprovante.
Dia parado na fila do porto conta diária?
Conta. O motorista está longe de casa e precisa comer. O que você pode fazer é cobrar a estadia do contratante quando a espera passa do prazo e anotar esses dias para saber quanto a fila custou.
Na Frotze
No controle de frota da Frotze, o motorista manda a foto da nota da chapa ou da borracharia pelo WhatsApp, sem instalar nada e sem senha, e a Frotze lê e pergunta se pode lançar. A diária entra como despesa da viagem, na categoria de refeição e diária. Na volta, a comissão e o acerto já saem calculados com o que foi lançado, e você vê o custo e o lucro por caminhão no mês. Se uma viagem sair com custo acima da média daquele caminhão, a Frotze avisa, e é aí que aparecem os dias parados que ninguém tinha contado. Dá para testar grátis por 14 dias.
