Quase toda frota começa numa planilha. E tudo bem. Antes de existir sistema, a planilha de controle de frota é o primeiro passo de quem saiu do caderno e quer enxergar os números. Ela é barata, é flexível e cada um monta do seu jeito. Não tem nada de errado em começar por ela.
O problema não é a planilha existir. É continuar nela depois que a frota cresce. Passa de um certo tamanho e aquela mesma planilha que organizava tudo começa a travar: fórmula que quebra, número que não bate, arquivo que não abre no celular. Neste post você vai ver o que uma boa planilha de controle de frota precisa ter, um modelo básico para montar a sua, e os sinais claros de que ela chegou no limite.
Por que a planilha é um bom começo
A planilha resolve o primeiro problema de qualquer frota: tirar a informação da cabeça e botar num lugar só. Enquanto você tem um ou dois caminhões e lança as viagens você mesmo, ela dá conta. Você vê o que entrou, o que saiu e mais ou menos como fechou o mês. É muito melhor do que não ter nada.
Por isso este post não vai dizer para você largar a planilha hoje. Vai te ajudar a fazer uma planilha melhor, e a reconhecer o momento em que ela deixa de te ajudar.
O que uma boa planilha de controle de frota precisa ter
Uma planilha que serve para gerir frota, e não só para anotar, precisa cobrir quatro frentes:
- Cadastro dos caminhões: placa, modelo, ano e a quem pertence cada um.
- Viagens: data, rota, quilometragem, cliente e valor do frete.
- Custos: diesel, pedágio, comissão, manutenção, pneus e os custos fixos.
- Resultado: o líquido de cada viagem e o fechamento do mês por caminhão.
A frente que quase todo mundo capenga é a última. É comum ver planilha caprichada no cadastro e nas viagens, mas que para no faturamento e nunca chega no líquido. Só que é o líquido que responde a única pergunta que importa: sobrou quanto, em qual caminhão.
Um modelo básico de colunas
Se você vai montar do zero, uma aba de viagens com estas colunas já te leva longe:
| Coluna | O que registra |
|---|---|
| Data | Quando a viagem aconteceu |
| Caminhão | Placa ou apelido do veículo |
| Rota | Origem e destino |
| KM rodados | Distância total, ida e volta |
| Valor do frete | O bruto que o cliente pagou |
| Diesel | Gasto com combustível na viagem |
| Comissão | Parte do motorista |
| Pedágio | Custo da rota |
| Outros custos | Manutenção, diária, o que mais entrar |
| Líquido | Frete menos todos os custos |
A coluna de líquido é a que dá trabalho, porque depende de uma fórmula somando todas as outras. É ali, justamente na coluna mais importante, que a planilha costuma começar a falhar. Para preencher diesel e comissão direito, ajuda conhecer antes o custo por quilômetro e a conta do lucro por viagem; são esses dois números que a coluna de líquido tenta reproduzir.
Onde a planilha trava
Chega um ponto em que a planilha para de trabalhar a seu favor. Os sinais são sempre os mesmos:
- Fórmula quebrada. Alguém arrasta uma célula errado, aparece um #REF! ou um #DIV/0!, e a conta do mês inteiro sai furada sem ninguém perceber.
- Erro de digitação que ninguém vê. Um zero a mais numa viagem, e o fechamento mente. Planilha não avisa quando o número está estranho.
- Não abre direito no celular. Você está no posto, quer lançar a viagem, e a planilha no telefone é impossível de editar sem errar a célula.
- Cada mês é um arquivo. Comparar caminhão com caminhão, ou este mês com o passado, vira uma caça a abas e arquivos soltos.
- Ninguém mais entende, só você. A planilha cresce, ganha aba escondida e fórmula que só você sabe onde está, e ela deixa de ser da empresa para ser sua.
- Ela não te avisa de nada. Se o diesel de uma viagem saiu do normal, a planilha não fala. Ela mostra o que você digitou, nunca o que devia te preocupar.
Esse último ponto é o coração da questão. A planilha é passiva: ela devolve exatamente o que você colocou, nem um centavo a mais. Todo o trabalho de perceber que algo está errado continua sendo seu.
Sinais de que passou da hora de trocar
Não é o número de caminhões que define a hora de sair da planilha, é o tanto de tempo e de erro que ela passou a custar. Fique atento quando:
- o fechamento do mês já toma um domingo inteiro;
- você não confia mais no número que a planilha mostra;
- mais de uma pessoa precisa mexer no arquivo ao mesmo tempo;
- você quer lançar viagem na estrada e não só na mesa;
- descobrir custo fora do normal virou sorte, não rotina.
Se dois ou três desses já são a sua semana, a planilha parou de te ajudar e começou a te atrasar.
O próximo passo depois da planilha
Sair da planilha não é jogar fora o que você construiu, é tirar o trabalho manual do caminho. Foi para isso que a Frotze nasceu: ela segue a mesma lógica da sua planilha, viagem, custos, líquido, mas faz as contas sozinha, avisa quando um custo fugiu do normal e abre no celular no meio da estrada. E o que você já tem na planilha não se perde: dá para importar o arquivo e continuar de onde parou.
Se você se reconheceu nos sinais acima, o próximo passo é experimentar com um caminhão só. Lance uma viagem, veja o líquido aparecer, e compare com o tempo que a mesma conta levava na planilha.
